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关于调整多功能厅管理工作机制的通知

时间:2018年10月03日 16:55    来源:实验与设备管理处    作者:    阅读:

               

校内各单位:

    根据《关于印发《乐山师范学院多功能厅使用管理暂行规定》的通知》(乐师院教〔2018〕33号)相关规定,学校多功能厅和学术报告厅应按需按时面向全校开放,为提高多功能厅和学术报告厅使用申请效率,增加使用人满意度,实验与设备管理处在前期试运行的基础上,将对现有管理工作机制作出调整,具体情况如下:

一、多功能厅、学术报告厅基本情况

  1、多功能厅:座位数520座,配置有LED屏幕、舞台灯光、音箱系统等,但设备相对陈旧,主要适用于表演活动、大型会议等。

  2、学术报告厅:座位数303座,配置有LED屏幕、舞台灯光、音箱系统、投影仪等,主要适用于会议、讲座、小型表演活动等。

二、人工申请方式调整情况

1、使用申请人在实验与设备管理处网站“下载中心”栏目下载《多功能厅使用申请单》、《多功能厅安全应急处理预案》、《多功能厅使用须知》并认真阅读。

  2、填表前,申请人自行与多功能厅、学术报告厅联系人沟通,了解多功能厅、学术报告厅现有条件,协商使用空闲时段。

联系人及联系电话:

   (1)多功能厅:  联系人:胡天慧     联系电话:18081353896   办公室电话:2277073

(2)学术报告厅:联系人:徐唯一    联系电话:13890622158   办公室电话:2271058

(3)监督电话:  2276386

   3、填写《多功能厅使用申请单》、《多功能厅安全应急处理预案》、《多功能厅使用须知》,其中《多功能厅使用申请单》中“准备或彩排时段”、“活动使用时段”原则只能勾选时段,若拟申请时段少于上午、下午、晚上规定时段,可在“其他”栏目填写,填写完毕,按要求签字盖章后,将纸质件提交给多功能厅或学术报告厅相应联系人。

三、前期运行中存在问题

1、申请人填写“准备或彩排时段”、“活动使用时段”不规范,未按照《乐山师范学院多功能厅使用管理暂行规定》规定开放时段填写。

2、部分使用单位申请多功能厅 “准备或彩排时时段”成功后,未使用且无说明,造成使用时段浪费。

3、部分使用单位使用多功能厅、学术报告厅后,未按要求完成用后恢复。

4、部分使用单位使用多功能厅或学术报告厅前未对参与者进行环境卫生教育,导致舞台区、观众席区域出现乱扔垃圾现象,引发多功能厅或学术报告鼠害,造成场内线路受损严重。

5、部分使用单位使用多功能厅或学术报告厅过程中活动安全管理人员(教师)等未到场,仅有学生干部或学生在场,安全隐患较大。

四、其他说明

1、实验与设备管理处现已拟定多功能厅网上使用申请管理系统购置申请,因无法使用学校现有OA系统实现相应申请流程,故需定制开放,现正在办理采购手续。

2、欢迎广大师生针对多功能厅和学术报告厅的管理工作提出宝贵意见,我们将及时修正,尽力提供满意服务。

实验与设备管理处

2018年10月30日